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传真服务器系统

企业无纸化高效传真服务器

发表时间:2016-07-13        阅读次数:552次

TraFax Server企业无纸化高效传真服务器
应用背景

       在我们繁忙的日常工作中我们经常面临一些繁琐的事情:当我们要接收大量传真,而有些传真是不需要的;当我们要将同一份传真发给几十、几百个客户时;当我们要将一份电脑文件通过传真发给我们重要的客户时;…………这时我们会感觉到大量的传真真的让我们很累,或者我们已经习惯以前这种发送传真的方式,但如果有一种传真方式就象收发email一样,简单方便、无需纸张、高效快捷时我想大家都不会为这种传真方式无动于衷。
       尽管越来越多的网络设备及各种办公软件在众多企业中得到了广泛地应用,但是对外收发传真还是采用传统传真机的方式,传真仍是一种暂未被管理的资源。

       目前的传真收发方式的主要弊端可归纳为如下几点:
1.传真机和传真线路比较分散,利用率不高,一般一台传真机为一个部门或办公室所有,其他人无法共享。

2.电子文档需传真时必须打印出来,发送传真费时、费力、效率低、浪费纸张,传真无法管理。

3.接收到的传真文档主要通过传真机打印,传真文档必须经过扫描才能存档,不能集中管理及备份。

4.传真无法和企业ERP/CRM/办公自动化系统/邮件服务器系统等系统集成以提高工作效率。
       为解决传真的信息孤岛问题,我们建议采用TraFax Server无纸化智能传真服务器系统,通过建立TraFax Server电子传真中心不仅可以令企业日常传真的发送、接受更加经济高效,使企业中的办公人员大大节省排队等候打印机、复印机及传真机的时间,提高工作效率,同时可以帮助企业节约耗材和通信费用,并且有助于企业的规范化管理,提升企业对外形象。
TraFax Server智能传真系统概述
       TraFax Server是基于网络的传真系统,它可以根据用户需求和实际情况提供Email、客户端/服务器(C/S)结构或浏览器/服务器(B/S)结构等不同的传真提交方式,使用户可以方便的直接在自己的电脑桌面上收发传真,令传真收发就象Email一样简单。而企业通过建立TraFax Server传真服务器不仅可以令企业日常传真的发送、接受更加经济高效,使企业中的员工大大节省排队等候打印机、复印机及传真机的时间,提高工作效率。而且有助于企业的规范化管理,提升企业对外形象。

       建立TraFax Server传真中心后,企业员工可以通过网络将其所需要发送传真的电子文挡通过浏览器、专用客户端或者电子邮件直接传送到TraFax Server电子传真系统,并由TraFax Server电子传真系统自动拨号发送出去。从而令企业员工可以从打印文档、发送传真这种浪费时间的枯燥工作解放出来,从而可以利用更多的时间去做其它有意义的工作。另外当传真到达后不需要经过人工分发,可由TraFax Server按预定的方式自动分发到指定接收人的传真信箱中或Email信箱中,减少了信息中间传递的多余环节,缩短了信息传递时间,使传真可以尽快得到处理,同时也增强了传真的保密性。由于本系统是由电子文档直接提交并发送传真,不需要进行相应的文挡打印,从而可节省大量的资源减少成本。

       TraFax Server为企业提供了智能、高效、低成本的传真解决方案,通过TraFaxServer的使用,可以给我们的传真发送方式提供了更方便更快捷的选择。TraFax Server通过支持Web和Email的标准开放协议,使得用户可以很容易选择他们喜欢的通讯方式获取传真信息。

       公司一直致力于传真系统的优化和改进,并希望通过基于现代网络技术最大限度地为您的企业通信提供新的选择。TraFaxServer所提供的包括智能化的低成本路由、TraFax Email Gateway、TraFax Client、TraFax Web Client等快捷有效的方式都大大提高了企业传真的效率。
 
   
三、主要功能及其应用
     地址簿管理联系人信息
TraFax Client(Web Client)传真地址簿管理联系人信息。发送传真时,直接从地址簿中选择收件人信息,TraFax Server在发送传真时自动生成包含联系人姓名,公司名称,传真号码的传真封面。

您还可以将联系人分成组,当您要给一组联系人发送同样内容的传真时选择相应组作为收件人即可。客户端程序的地址簿为用户提供多种地址簿数据库的导入/导出功能,如支持从Microsoft Outlook通讯簿导入联系人信息。
     个性化的传真封面自动生成
传真封面是一个包含发件人,收件人,传真主题及其它相关信息的附加传真页面。 

您可以设计自己喜欢的传真封面。发送传真时TraFax Server自动生成包含发件人,收件人详细信息及传真主题内容的传真封面,并连同传真文件一起发送给收件人。
     传真文档自动转换
TraFax Server文档转换功能负责把用户要发送的文件转换成标准传真格式的TIFF文件。

TraFax Server提供了两种自动转换方式:

任何Windows程序产生的文件,通过打印到TraFax Printer,系统自动将文件转换成Tiff格式。
作为附件,doc、xls、pdf、html、rtf、txt、jpg等格式的文件直接发送到TraFax Server。这些文件将在服务器端被自动转换成传真格式。
 
     TraFax viewer传真浏览器
TraFax Client内置传真浏览器,您在发送或接收传真时可预览传真。您也可使用TraFax Viewer方便地查看和编辑传真。您可对传真文件进行编辑(如插入文本,加上批注,加盖印章等)然后发送或转发给其他人。

TraFax viewer传真编辑工具还提供了传真"分割"功能,如果接收到的一个传真文件有多页,并且这些不同内容的页面可能需要转发给不同的部门,这时可以使用传真"分割"功能,将这份传真分为几个传真文件分别保存或转发给不同的部门。
 
     传真信史通知
传真信使负责向客户端报告收发传真的信息,当您发送传真后不久您将收到传真信使的报告,内容包括传真是否发送成功、发送传真的日期时间、传真页数、传真主题等。当您有新传真时,传真信使也会自动提醒您有几个新传真要接收。

传真通知还可以是Email和手机短信的方式,用户可以选择自己需要的方式接收传真信史通知,不再受时间可空间的限制。
 
     TraFax Server语音功能
TraFax Server充分利用传真板卡的语音功能提示用户接收传真和输入传真信箱号码。

TraFax Server在发送传真时,如对方是人工应答,系统可以自动播放语音提示,请求对方接收传真,从而提高了传真的成功率。

TraFax Server应答电话后,自动播放语音提示,请求输入传真信箱号码,以便确认传真接收人。
 
     发送传真
从TraFax Client,WEB Client,Internet邮件客户端(POP3/SMTP),扫描仪发出的传真请求通过TraFax Server传真服务器发送传真的过程。 
 
最佳成本路由选择
TraFax Server支持电话传真和Internet网络传真。TraFax Server智能化的路由选择是指在满足传真发送及时可靠的前提下尽可能的节省通信费用。TraFax Server采用智能最佳成本路由选择方法,更灵活的利用IDD电话,IP电话,专线电话,Internet网络发送传真,从而实现在达到满意的传真效果的同时降低通信成本。TraFax Server提供的智能路由选择不是简单的按照对方传真号码来决定用IDD电话,IP电话还是Internet网络发送传真。TraFax Server在接收到发送传真的请求后会判断传真号码, 待发日期时间, 传真件的优先级别和传真源。然后, 按预定的拨号规则,选择最佳成本路由优先发送传真。
 
定时发送传真
TraFax Server可按客户端指定的时间发送传真。用户可选择传真线路较空闲的时间或电话费用优惠的时间段发送大量传真;对于发送国际传真使用定时发送功能可解决时差问题。
 
传真群发
一次操作就可将相同内容的传真文件发给多个不同的地方,在发送传真时通过指定多个或一组联系人作为传真接收人,发送传真即可实现传真群发。
 
传真失败自动重发
TraFax Server竭尽全力保证每一个传真都能成功,及时的发送到目的地.。因对方占线,无人接听导致传真失败,系统自动重发,或者改用接收人备用传真号码,发送传真。 

对于因线路质量导致的传真中断,系统可以自动重发失败页。由于IP网络故障,广域网失败引起传真路由不通,导致传真失败,系统自动选择其它备用路由重发传真。
 
传真签审
重要的文件如合同,报价,订单只有经过有关部门审批过传真才可以发送出去,而且经过 审批的传真文件再不可以更改。
 
取消待发传真
用户可以取消自己提交的发送传真任务,如果这个传真还处在待发状态。
     接收传真
TraFax Server可将接收到的传真自动分发到员工的传真信箱和Email信箱。系统可以选择DID/DTMF、CSID、Caller ID或按进入线路,进入的日期时间来确认传真的正确接收人。当某个传真不能确认接收人时,被分发到一个默认的传真信箱,由专门的分发人员预览传真后转发给正确的接收人。

传真接收人可以通过TraFax Client,WEB Client,Internet邮件客户端接收和查看传真 DID/DTMF----基于对方接通传真服务器后所拨的DTMF(传真信箱)号码或通ISDN/DID传送过来的号码确认接收人。给每个员工分配一个传真信箱号码,对方在发送传真时按TraFax Server播放的语音提示输入传真信箱号码发送传真,系统将传真文件自动分发到相应的信箱中,增强了传真的保密性和及时性。
    CSID/Caller ID----按传真服务器接收到的对方传真标识(CSID)或来电显示主叫号码(Caller ID)确认接收人。
    Channel----在系统有多条传真线时按传真进入的线路指定接收人。
    Date/Time----按收到传日期/时间指定接收人。
接收信箱中的传真
TraFax Client,WEB Client接收您信箱里的传真,浏览传真内容,编辑传真主题,可建立多个文件夹并将传真文件用拖拉的方式放入文件夹中,便于分类管理。

查看及转发传真
您也可使用TraFax Viewer方便地查看和编辑传真并对传真文件进行编辑(如插入文本,加上批注,加盖印章等)然后发送或转发给其他人。
 
接收到的传真自动打印
TraFax Server接收到的传真还可以自动发送到指定的打印机,打印出来作为硬拷贝保存。
 
     传真自动回复
Trafax on Demand是一个能够提供24小时自助式传真服务的功能模块。客户用传真机拨通Trafax on Demand传真回复系统热线电话,在系统语音的引导下输入资料编号后,按下传真机上的"Start"键,即可得到所需要的传真资料。整个过程简单快捷无需人工干预,提供的服务完全不受地域和时间的限制。使用Trafax on Demand传真回复系统可以节省您的时间和金钱。
    
     TraFax Email Gateway
Email Gateway能将TraFax Server服务器和您现有Email邮件管理器结合在一起。

如果您有一个SMTP/ POP3邮件服务器(如Lotus Notes、VPOP3、Sendmail 等), TraFax Server Email Gateway,使您可用自己熟悉的Email工具如Outlook、foxmail、Notes Client等收发传真。 

TraFax Server接收到给您的传真后,将传真以附件的方式发送到您的Email信箱中,邮件的正文记载着传真的接收时间和其它相关信息。发送传真只需要将传真文件作为附件,并按TraFax Server规定的格式填写邮件主题,发送到TraFax Server指定的邮箱。
     TraFax Web Client
TraFax Web客户端使您能够通过浏览器收发和管理您的传真文件。无论是在办公室, 家里, 或世界的另外一端, 只需要在浏览器中输入传真服务器的地址, 就可以登陆访问您已发送和收到的传真。您可以尽情享受因特网和企业内部网所带来的便利。

Web客户端在设计时就考虑到遵循HTML开放标准, TraFax Web客户端完全没有跨平台兼容问题.,您可以在Windows, Macintosh, UNIX或者任何支持Web浏览器的平台上收发传真。

Web客户端与Fax Client具有同样的传真功能,使用是非常方便,用户不需要安装传真客户端软件,通过Web浏览器就能完成传真收发,传真管理等事情。
    TraFax Server 与其它应用系统集成
TraFax Server提供一套组件开发接口,使TraFax Server能够与企业的其他办公系统平滑集成,从而达到传真系统与其他办公系统的协同工作,提高办公效率。通过开发接口组件TraFax Server传真服务器已经集成到不同厂家的OA办公自动化系统,ERP/CRM以及其他管理系统中。

     TraFax IP Link网络联网
使用TraFax IPLink可将企业分布在全国或全球的TraFax Server通过国际互联网或企业互联网连接起来,这样传真被传递到离目的地最近的传真服务器上后才发送出去,从而将国际,国内传真费用减少为本地传真费用,并且将企业内部用户之间发送传真的费用减少为零。 使用TraFax IPLink带来的好处是显而易见的,它能为企业节省大量长途电话费用,而且用户使用也非常方便,因为用户不知道也不用关心传真是通过传统电话线还是IPLink发送出去的,并且用户也不用改变原来习惯的传真号码。

 
使用TraFax IPLink,通过设置多条连接规则(LinkRule)能够实现强大的网络传真功能:
最低成本路由(Leaset Cost Routing)
冗余备份路由 (Redundancy)
服务器负载均衡 (Load Balancing)
自动错误识别和重发 (Automatic Error Recognotopn and Re-Routing)
自动接力传递 (Automatic Relay Routing)
     传真文件统一管理
TraFax Server集中管理传真,使企业内部员工共享传真信息成为可能。同事之间可以发 送和转发传真。对于发送和接收的传真文件TraFax Server具有可靠存档和快速检索的能力。

您可以按日期、收件人、传真号码、传真主题、CSID、Caller ID等多种方式查找权限范围内的传真文件。这样可以帮助您从大量的传真文件中立刻找到需要的传真文件,这也是TraFax Server传真服务器的方便之处。
     用户管理
您可为网络内各部门的用户设置不同的传真权限,如是否只能发送或接收传真,是否具有Email-to- Fax的使用权限,发送传真优先级别,发送传真时所拨传真号码是否受限制等。
     传真服务状态监控
在TraFax Administrator传真管理器中,您能够查看当前各个传真通道的状态,如空闲、正在发送、正在接收等。

您可监控当前的传真任务,如当前的传真任务排队情况、任务发送人和计算机名称、任务发送状态等。您也可暂停某个任务或删除某个任务。
     传真日志
TraFax Server将接收和发送传真的详细信息记录在服务器的数据库中,服务器端提供的传真查询统计功能将帮助传真管理员及时了解公司的传真收发情况。
     传真计费
TraFax Server计费系统记录发送传真的用户名称、对方传真号码、通话时长、日期时间等信息并自动计算出传真费用,方便您管理和控制传真费用支出。
    
四、系统主要特点和优势
TraFax Server传真服务器的主要优势包括:
安全可靠高处理能力

TraFax Server传真服务器作为Windows NT/2000/2003/XP的一个服务(Service)运行。TraFax Server紧密集成Windows用户验证机制,并支持Windows 2000/2003 Server Active Directory活动目录管理。
TraFax Server传真服务器支持多种模拟、数字接口智能传真板卡或普通的Fax/modem,对于企业级传真服务器系统,TraFax Server采用专为高可靠性和高性能要求设计的智能传真卡。最多可支持128个模拟传真端口或16个E1数字传真接口。
TraFax Server智能路由分配
TraFax Server智能化的路由选择是指在满足传真发送及时可靠的前提下尽可能的节省通信费用。TraFax Server支持电话传真和Internet网络传真。 TraFax Server在接收到发送传真的请求后会判断传真号码, 待发日期时间, 传真件的优先级别和传真源。然后, 按预定的拨号规则,选择最佳成本路由优先发送传真。
TraFax Server负载平衡技术均匀分配每个传真端口发送传真的工作量。
TraFax Server竭尽全力保证每一个传真都能成功,适时的发送到目的地.。由于路由错误, 线路中断,广域网失败等因素而导致的传真失败, 系统自动选择备份路由将传真传递给接收方。由于对方传真号码占线或无人接听,导致传真发送失败,系统自动选择接收方的备用传真号码重发传真。

与企业应用系统平滑集成

TraFax Server提供一套COM组件开发接口(COM API),TraFax Server能够与企业的其他业务系统平滑集成,从而达到传真系统与其他应用系统的协同工作,提高办公效率。
丰富的传真板卡支持

对于企业级传真服务器系统,TraFax Server采用专为高可靠性和高性能要求设计的智能传真卡。TraFax Server在产品设计阶段就充分考虑了软件与传真板卡兼容问题。

Intel 公司生产的Dialogic 系列传真板卡、NMS公司生产的NMS系列传真板卡、Eicon公司的Eicon Diva Server系列传真板卡都是全球享有盛誉的高级传真板卡。
TraFax Server支持以下几类传真板卡∶Anlog Loop-Start 、Anlog DID、ISDN、E1
良好的系统可扩充性

 TraFax Server提供的传真解决方案满足您企业不断变化的要求. 伴随您企业的成长, 从TraFax Server的基本系统开始, 您可以进行升级, 或通过加载模块,扩充传真端口和用户建立更强大的传真系统. 或者您可以选用Standard Edition 标准版,它是一套内置有多种选用模块的解决方案。当您的企业扩展到全国甚至全球后,您可考虑升级到Enterprise Edition 企业版。
 

五、TraFax Server用户的收益

    通过实施 TraFax Server高效传真解决方案, 用户将从下述多方面获益
简化工作环节,提高工作效率,加强管理

电子文档直接传真,不需浪费时间等候。可节省大量的资源、人力、时 间,省下大笔费用。接收传真时传真直达收件人,减少多余的环节,缩短信息传递时间,使传真尽快得到处理。传真统一管理,所有传真文件都保存在传真服务器里,电子文档查找方便。
集中传真资源,节省设备的购置费用和维护费用

如果选用传统的传真机,同时购置多台,对于公司来说也是一个不小的开支。而拓敏传真服务器只用一台服务器就取代了几十台昂贵的传真机,在最初购置成本上有很大的节约。

由于企业对传真有很大的依赖性,每台传真机的维护成本也居高不下,而采用拓敏传真服务器就可以节省维护费用。
有效节省办公通信成本 

高效传真系统节省传真传输时间,因而节省通信费用。同时利用通信费用优惠的时间段发送传真或利用IP网关,通过Internet发送传真,大幅度降低传真费用。
信息沟通更加及时通畅

用一个自己的传真号码与客户保持安全的传真通信,甚至在身处异地的时候也能通过Email收发传真。 传真资源共享,多个传真通道系统智能分配,提高系统的利用率,保证信息传递更加畅通。域内用户传真文件的相互传递,提高了工作效率。
结合办公应用系统,充分保护原有投资 

TraFax Server能够与企业的其他业务系统有机集成,在现有的ERP,CRM,OA系统内实现自动传真,从而不但有效利用了现有资源,而且使用户的原有投资得到充分保护。
 
六、系统需求
TraFax Server: 

操作系统Windows NT/ Windows 2000/Windows 2003/Windows XP
数据库SQL Server
TraFax Client: 

操作系统Windows 95/98/Windows NT/ Windows 2000/Windows 2003/Windows XP
TraFax Server硬件传真板卡:

系统支持Modem ,Dialogic,Dialogic Gammlink,NMS,EICON,三汇和东进系列传真卡
Dialogic系列传真卡:

VFX40ESC 、VFX40PCI、 VFX41JCT、 DMF3001E1PCI 

Dialogic Gammlink系列传真卡:

CPI100、 CPI200PCI、 CPI400PCI、 CPI200BRI、 CPI400BRI 、?? CPI400 、CPI200B、 CPI100B 、CPI3000CTE1、 CP6SC 、CP12SC

NMS系列传真卡:

QX2000、AG2000、AG-E1、AG4000、CG6000、CG6500
Eicon系列传真卡:
Diva Server Analog-4P/-8P、Diva Server PRI
三汇系列传真卡
东进系列传真卡
七、技术支持
我们客户服务的基本目标是使客户满意。我们将努力帮助我们的客户获得最好的服务。我们始终认为,客户的成功将逐步转化为我们的长远的成功。这种帮助具体体现在,我们将不断向客户提供信息系统知识、计算机网络技术和技术咨询,使用户能够更好地使用本系统。我们力求使客户满意,并一贯认为客户的满意要远比竞争更为重要。
八、典型用户
政府机关:
外交部
中央人民广播电台
北京朝阳发改委
北京市卫生局
国家质检局
核工业局
宁波市政府
吉林省人民政府
广东省人民检察院
江门检察院
广东电信规划设计院
东莞市政府
东莞市计委
东莞市统计局
东莞市政府信息中心
山东海事局
中国自行车协会
宁波市防汛指挥办公室
金华市防汛指挥办公室
泉州市防汛指挥办公室
海关总署
北京海关

跨国企业:
索尼
EPSON
西门子
Philips
Molex
通用汽车SGM
麦克维尔空调
深圳三和盛(UMC)电子厂
卡西欧电子(中山)有限公司
SMC
嘉里粮油
伍德沃德控制器
深圳寿力亚洲实业有限公司
威立雅水务集团

航空服务领域:
东方航空 
南方航空 
上海航空

大型制造业:
联想集团
宝钢集团
北汽福田
沈阳金杯
宝钢集团
上汽通用五菱
郑州宇通客车股份有限公司
海王集团
三一重工
汇普化工
广州立白集团
技嘉科技
冠捷电子(福建)有限公司
键伍电子
耀皮玻璃
高时石材(厦门)
赛格三星
南方李锦记营养保健品
华南药业股份有限公司
广西三环集团
温州森马集团
东莞建通电子
鲁泰纺织
新天伦服饰

金融:
民生银行
交通银行
华泰保险
江泰保险经纪有限公司

运输&物硫:
中国远洋
中国海运集团总公司
南美轮船
飞力国际货运
苏州大鹏国际货运
福州万全物流
上海佳达货运
上海华宇物流
上海欧龙国际货运代理有限公司
上海天原国际货运有限公司
上海海华国际货运有限公司
昆山亚东国际货运有限公司
深圳华运物流
深圳市越海物流有限公司
深圳市外代国际货运有限公司
新华昌国际集装箱
中波国际货运代理有限公司
青岛海程邦达国际货运代理

电力:
青岛黄岛电厂
上海电力
国电华北电力
河北电力

电信&IT服务业&媒体:
上海电信
吉林联通
陕西联通
齐鲁晚报
中国万网
IT 168
兰色快车
海南在线
机电贸易网
海湾安全技术有限公司
北京神州罗盘电子商务有限公司
北京世通在线科技发展有限公司
神州迪科科技发展有限公司
北京炎黄盈动科技发展有限公司

贸易进出口:
中国教育图书进出口公司
上海标准件进出口有限公司
上海道普化学国际贸易有限公司
上海易贸咨询
汉斯?安海中国重庆有限公司上海分公司
北京双元景福贸易
北京金三环纺织进出口有限公司
北京伟润行家庭用品有限公司
北京百灵威化学技术有限公司
福建福维尔进出口有限公司
福建建腾贸易

运营版客户:
北京网通
杭州铁通
宁波铁通
世通在线
润讯科技
厦门铁通
……
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